Wie Google Workspace Studio repetitive Aufgaben automatisiert

Highlights aus dem aktuellen Webinar

Die diesjährige Google Cloud Next in Las Vegas hat deutlich gemacht, wohin die Reise in der modernen Arbeitswelt geht: Im Fokus stehen smarte Automatisierungen und KI-Assistenten, die uns lästige Routineaufgaben abnehmen.

In unserem aktuellen Webinar haben Kevin (StackWorks AG) und Chanel Greco (Google) die spannendsten Updates präsentiert. Von der Chat-KI hin zu handelnden Agenten. Hier ist die Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen.

Von der Chat-KI zum handelnden "Agenten"

Wir bewegen uns weg von reinen Chatbots hin zu sogenannten „Agents“. Das bedeutet: Die KI beantwortet nicht mehr nur Fragen, sondern führt selbstständig Aufgaben in Applikationen aus (sogenanntes Acting), wie beispielsweise das Verfassen einer E-Mail oder das Erstellen von Tickets.

Möglich wird dies durch einen neuen Intelligence Layer, der über alle Google Core-Produkte wie Gmail, Drive und Chat gelegt wurde. Die KI hat dadurch Zugriff auf den gesamten Unternehmenskontext von Dateien und E-Mails und weiss genau, woran gerade gearbeitet wird. Zwei Funktionen sind dabei besonders hervorzuheben:

• Skills: Bisher war es schwer, der KI ungeschriebene Firmenregeln beizubringen. Mit „Skills“ könnt ihr nun Dinge wie den gewünschten Tone of Voice für E-Mails oder Struktur-Richtlinien für Textdokumente definieren, an die sich die KI hält.
• Canvas Mode: Dokumente oder Präsentationen (wie Google Slides) müssen nicht mehr umständlich in Google Drive geöffnet werden. Sie können jetzt direkt im Chatfenster von Gemini Enterprise bearbeitet und weiterentwickelt werden.

Live-Demo: Das neue Google Workspace Studio

Während Gemini Enterprise unternehmensweite, zentral verwaltete KI-Lösungen bietet, richtet sich das neue Google Workspace Studio direkt an die Endnutzer. Es ist eine integrierte No-Code-Plattform, mit der alltägliche, wiederkehrende Arbeitsabläufe (Workflows) ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden können..

Die Erstellung dieser Automatisierungen ist sehr nutzerfreundlich und auf drei Wegen möglich: durch Vorlagen, manuelle Konfiguration oder einfach per Text-Prompt via Gemini.

Die Aufzeichnung vom Webinar: Arbeitsabläufe automatisieren mit Google Workspace Studio

Wie funktioniert ein solcher „Flow“ im Workspace Studio?

Jeder automatisierte Ablauf baut auf drei logischen Komponenten auf:

1. Der Starter (Trigger): Das Ereignis, das den Ablauf auslöst. Das kann eine bestimmte Uhrzeit sein oder ein Event (z. B. „Wenn eine neue E-Mail eingeht“ oder „Wenn ein Google Formular ausgefüllt wird“).
2. Die Logik / das Denken (Brain): Hier kommt Gemini ins Spiel. Die KI liest und versteht Daten im Kontext. Sie kann E-Mails zusammenfassen, Prioritäten setzen oder die Tonalität von Kundenfeedback analysieren.
   
3. Die Schritte / Aktionen (Output): Die Aufgaben, die das System danach ausführt (z. B. „Erstelle ein Ticket“, „Sende eine Chat-Nachricht“ oder „Trage Daten in ein Sheet ein“).

Praktische Beispiele aus dem Alltag

• E-Mails beantworten: Ihr erhaltet ständig Anfragen zu einem bestimmten Thema? Ihr könnt einen Flow erstellen, bei dem Gemini auf eingehende E-Mails reagiert, die nötigen Informationen aus einem verknüpften Google Doc ausliest und selbstständig einen professionellen E-Mail-Entwurf für die Antwort erstellt.
  
  
• Das Morgen-Briefing: Eine Vorlage ermöglicht es, jeden Morgen automatisch eine formatierte Zusammenfassung der wichtigsten, ungelesenen E-Mails direkt im Postfach oder als Google Chat-Nachricht mit priorisierten Aufgaben (Action Items) zu erhalten.

‍Die Sicherheit der Daten ist garantiert

Bei all diesen intelligenten Funktionen steht die Sicherheit an erster Stelle. Google betont ausdrücklich das Prinzip „Security by default“. Alles, was mit den Gemini-Tools in eurem Workspace verarbeitet wird, bleibt strikt innerhalb des Unternehmens.

Die Daten gehen nicht nach aussen, werden niemals zum Trainieren von öffentlichen KI-Modellen verwendet und können nicht von Dritten eingesehen werden.

Empfehlung für den Start

Unser Tipp: Benennt intern einen KI-Verantwortlichen. Diese Person sollte sich intensiv mit der Technologie befassen, mögliche Einsatzbereiche evaluieren und das Team in kleinen, iterativen Schritten an die neuen Funktionen von Google Workspace Studio heranführen.