Browser als Arbeitsplatz: Wie Schweizer KMU mit Google Workspace einfacher arbeiten können

Die Arbeitswelt hat sich verändert

In vielen KMU arbeitet heute längst nicht mehr das ganze Team am selben Ort. Einige sind im Büro, andere zu Hause oder unterwegs. Diese Flexibilität ist wertvoll, bringt aber auch Herausforderungen mit sich: Dateien liegen an verschiedenen Stellen, es sind veraltete Versionen im Umlauf und sobald ein neues Gerät eingerichtet wird, beginnt die Arbeit für die IT von vorn.

Genau hier setzt der browserbasierte Arbeitsplatz an. Google Workspace wurde nicht nachträglich „in die Cloud verschoben“, sondern von Anfang an Cloud-Native entwickelt. Das bedeutet, dass alles ohne lokale Installationen läuft und Daten nicht auf einzelnen Geräten gespeichert werden. 

So haben Mitarbeitende unabhängig vom Gerät, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, immer denselben Zugriff auf ihre E-Mails, Dokumente, Termine und Applikationen unabhängig. 

Was sich für die IT verändert 

1. Alles läuft im Browser

Updates und Sicherheitsfunktionen kommen automatisch.  Installationen und Updates entfallen dadurch. Mitarbeitende öffnen den Browser und melden sich direkt an. Die IT muss keine Programme mehr verteilen oder Geräte einzeln pflegen. Das spart Zeit und senkt den Aufwand erheblich. 

2. Sicherheit ist integriert

Wenn ein Gerät verloren geht oder ersetzt werden muss, kann der Zugriff sofort entzogen werden und die Daten bleiben in der Cloud. So bleibt die Kontrolle bei der Firma, nicht beim einzelnen Gerät.

3. Einfache Endgeräte reichen meistens schon aus

Da die Anwendungen im Browser laufen, benötigen diese weniger Leistung. In der Regel reichen Standard-Notebooks oder Chromebooks für eine performante Umgebung aus. 

4. Integration von KI direkt in der Umgebung

Gemini ist direkt in Google Workspace eingebettet – ohne zusätzliche Programme oder komplexe Installationen. KI-Funktionen stehen automatisch in Gmail, Docs, Sheets, Slides und weiteren Anwendungen zur Verfügung. Mitarbeitende können Inhalte erstellen, analysieren oder zusammenfassen, ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen. 

Die Zusammenarbeit einfacher gestalten

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Anstatt Dateien hin- und her-zusenden, können  mehrere Personen gleichzeitig im selben Dokument arbeiten und Änderungen sind sofort sichtbar. Frühere Versionen lassen sich auf Wunsch wieder im Verlauf aktivieren. Die Kommentarfunktion ersetzt die Rückfragen per E-Mail. Das funktioniert sowohl im Büro als auch unterwegs. Das ist nicht nur effizienter, sondern auch transparenter: Jeder sieht, woran gerade gearbeitet wird. 

Kommunikation erleichtert 

Laut einer Studie vom Hybrid Work Report 2025 haben 62 Prozent der Mitarbeitenden schon auf Videotechnologie verzichtet, weil sie zu kompliziert oder fehleranfällig war. Im Schnitt dauert es über fünf Minuten, eine hybride Besprechung zu starten.

Mit Google Meet und der nahtlosen Integration in Google Workspace lässt sich genau dieser Bruch vermeiden. Konkret heisst dies, dass Chat, Meet und Calendar Teil derselben Plattform sind. Meetings werden direkt im Kalender gestartet, ohne separate Software oder komplizierte Zugänge. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Frust im Alltag.

Wie der Arbeitsalltag aussieht

Im Büro

Einloggen, Browser öffnen, loslegen. E-Mails, Dateien, Kalender und Chats sind direkt verfügbar. Viele KMU, die Google Workspace im Einsatz haben, nutzen eine Startseite oder Favoritenleiste, um schnell auf die wichtigsten Tools zuzugreifen. Die Oberfläche bleibt immer gleich, egal an welchem Arbeitsplatz. Wer Bedenken wegen des sicheren Zugriffs hat, muss wissen, dass Google eine breite Palette an Sicherheitsfunktionen mitliefert, die ohne grossen Aufwand implementiert werden können, um den bestmöglichen Schutz für die Daten zu gewährleisten.

Von zu Hause oder unterwegs arbeiten

Auch hier reicht der Browser. Es sind keine VPN-Verbindungen oder Installationen notwendig. Die Benutzeroberfläche bleibt vertraut, egal auf welchem Gerät.

Einheitliche Abläufe

Weil alle dieselben Werkzeuge nutzen, werden Schulungen einfacher. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, und Supportanfragen nehmen ab.

Informationen finden, statt suchen mit Google Workspace

In klassischen IT-Umgebungen ist das Auffinden von Informationen oft mühsam. Dateien liegen in E-Mail-Anhängen, auf Netzlaufwerken oder in alten Projektordnern.

Studien von McKinsey und IDC belegen, dass Mitarbeitende täglich 1,8 bis 2,5 Stunden (ca. 30 % des Arbeitstags) mit der Suche nach Informationen verbringen. Das entspricht über 200 Stunden pro Person jährlich.

Es ist ein offenes Geheimnis, dass die Suche von Google Workspace sehr zuverlässig funktioniert und Informationen in kurzer Zeit gefunden werden.

Zentrale Suche über alles

Die Suchfunktion ist in allen Anwendungen gleich aufgebaut und durchsucht mit einem Klick E-Mails, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Kalendertermine und Chats. Wer also ein Angebot, einen Ansprechpartner oder ein bestimmtes Thema sucht, gibt einfach einen Begriff in die Suchleiste ein. 

Beispiel:
Ein Mitarbeitender sucht die Offerte für einen Kunden. Er gibt den Kundennamen in die Suche ein. Workspace zeigt sofort die zugehörigen Dokumente, E-Mails und Termine an. Sofern die Berechtigung besteht, werden auch zugehörige Informationen angezeigt, die von anderen im Team erstellt wurden. 

Geteilte Ablagen mit klaren Rechten

Für Teams oder Projekte lassen sich geteilte Ablagen anlegen. So weiss jeder, wo relevante Dateien liegen und dass sie aktuell sind. Somit gibt es keine Versionen auf dem Desktop, keine unterschiedlichen Dateinamen und keine Unklarheiten bei Zugriffsrechten.

Suchlogik statt Denken in Ordnerstrukturen

Viele Mitarbeitende gewöhnen sich schnell daran, weniger in Ordnern zu stöbern und stattdessen die Suchfunktion zu nutzen. Das spart Zeit und reduziert Redundanzen. Informationen werden gefunden, nicht mehr „abgelegt und vergessen“.

Wo Google Workspace seine volle Stärke ausspielt

Früher nutzten vermehrt digital affine Unternehmen Google Workspace wie zum Beispiel Startups, Agenturen oder IT-Teams. Inzwischen hat sich das Bild deutlich verändert. Der browserbasierte Ansatz ist zunehmend auch für Unternehmen interessant, die bisher klassisch gearbeitet haben.

Seine volle Stärke entfaltet Google Workspace besonders dann, wenn Unternehmen folgende Anforderungen mitbringen:

Arbeiten von überall bei verteilten oder hybriden Teams
Ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – wer sich anmeldet, arbeitet mit denselben Tools und Daten. Der Zugriff funktioniert unabhängig von Gerät oder Standort, und alles bleibt synchron.

Auch Organisationen mit mehreren Standorten, Sprachen oder Abteilungen profitieren von einer zentralen Plattform. Zugriffsrechte und Rollen lassen sich effizient verwalten, Prozesse bleiben klar und skalierbar.

Kleine Teams mit wenig IT-Ressourcen
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist Google Workspace ideal. Die Wartungsaufwand ist im Vergleich zu anderen Kollaborations-Tools deutlich tiefer. 

Projektarbeit in Bewegung
Wenn mehrere Personen und externe Partner gleichzeitig an einem Dokument oder Projekt arbeiten, sind Änderungen sofort sichtbar. Kommentare, Chat und Videokonferenzen sind direkt integriert. Die Projektabwicklung mit verteilten Teams ist erleichtert. 

Einfache Integration dank Cloud-Architektur
Über offene Schnittstellen können andere Anwendungen mühelos angebunden werden. So entstehen automatisierte Abläufe, ohne dass lokale Installationen oder aufwendige Anpassungen erforderlich sind.

Offen für neue Arbeitsweisen
Google Workspace unterstützt moderne Arbeitsformen von Anfang an. KI-gestützte Funktionen und Automatisierungen helfen, Routineaufgaben zu beschleunigen und kreative Arbeit zu fördern.

Diese Beispiele zeigen: Google Workspace ist längst kein Nischenprodukt mehr, sondern eine vielseitige Plattform, die den Arbeitsalltag von Unternehmen jeder Grösse vereinfacht und beschleunigt.

Weltweit nutzen bereits über drei Milliarden Menschen Google Workspace. Die Tendenz steigt weiter.