Zehn Tipps & Tricks für Google Chat

Für den praktischen Einsatz von Google Chat gibt es zahlreiche Kniffe, welche die Arbeit im Alltag erleichtern. Deshalb zeigt dieser Beitrag auf, wie Sie Google Chat einrichten und welche Tipps und Tricks Endanwendern sowie Admins weiterhelfen.

Google Chat ist Bestandteil sämtlicher Tarife von Google Workspace. Die Lösung für die Kommunikation und Zusammenarbeit – bilateral zwischen zwei Personen oder mittels der Gruppenbereiche mit mehreren Teilnehmern – ist aus dem früheren Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst Google Hangouts hervorgegangen. Google hat dessen Funktionen in die beiden Tools Google Chat für das Instant-Messaging sowie Google Meet für Audio- und Videokonferenzen differenziert. Doch dies bedeutet keineswegs, dass mit dieser Aufteilung die Kommunikation komplizierter wird. Ganz im Gegenteil sind sämtliche Dienste von Google Workspace nahtlos und tief miteinander integriert. So können Anwender direkt aus einem Chat eine Videokonferenz in Meet starten, Dokumente bearbeiten und über die Seitenleiste auf Kalender, Notizen, Tasks und Kontakte zugreifen.

Grundsätzlich hat Google ab Werk den Chat und alle übrigen Funktionen von Workspace mit sinnvollen Voreinstellungen vorkonfiguriert. Doch die folgenden Optionen helfen Anwendern und Admins, die Funktionalität des Business Chats anzupassen:

1. Google Chat einrichten: Admins finden die Konfiguration in der Google Admin Console unter „Apps \ Google Workspace \ Google Chat und klassisches Hangouts“. Hier können sie den Chat global sowie für einzelne Organisationseinheiten oder Gruppen von Benutzern ein- und ausschalten sowie Details konfigurieren.

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2. Unterscheidung zwischen intern und extern: Vor allem können Admins optional zwischen internen und externen Teilnehmern unterscheiden und in der Admin Console festlegen, dass User etwa intern alle Dateitypen teilen dürfen, extern aber vielleicht nur Bilder oder gar keine Dateien. Weiterhin haben sie die Möglichkeit zu definieren, ob externe Teilnehmer an Chats und Gruppenbereichen teilnehmen dürfen.

3. Google Chat öffnen: Anwender greifen einfach per Webbrowser auf den Chat unter https://chat.google.com zu. Sobald sie sich am Google Workspace angemeldet haben, finden sie den Chat neben allen übrigen Funktionen im Launcher oben rechts auf der Seite.

4. Google Chat als App: Alternativ dazu integriert sich Google Chat unter Linux, macOS und Windows als sogenannte Progressive Web App (PWA). Diese lässt sich einfach aus der Adressleiste des Browsers Chrome installieren. chromeOS bringt die PWA von Haus aus mit. Vorteile: Der Chat verhält sich anschliessend ähnlich einer nativen Anwendung und kann automatisch mit dem Betriebssystem starten.

5. Bitte nicht stören: Sowohl im Browser als auch per PWA kann Google Chat Desktopbenachrichtigungen im Kontext des Betriebssystems absetzen. Die deaktivieren Anwender bei Bedarf, indem sie oben rechts auf der Seite ihren Status auf „Bitte nicht stören“ ändern und so anderen Nutzern mitteilen, dass sie nicht verfügbar sind.

6. Bitte nicht stören… für Fortgeschrittene: Über das Dropdown-Menü des Status lassen sich auch die detaillierten „Einstellungen für Chatbenachrichtigungen“ erreichen. Dort können Anwender mehrere Zeitpläne hinterlegen, in denen „Bitte nicht stören“ automatisch aktiv wird, und diese Zeitpläne bei internationaler Tätigkeit sogar an wechselnde Zeitzonen anpassen.

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7. Google Chat Abwesenheitsnotiz: Ebenfalls über das Status-Dropdown-Menü setzen sie ihren Status auf „Abwesend“ und können zudem einen individuellen „Status hinzufügen“, um anderen mitzuteilen, wie lange sie abwesend sein werden. Chats und Statuseinstellungen sind übrigens auch direkt in Gmail erreichbar, ohne erst die App wechseln zu müssen.

8. E-Mail-Benachrichtigungen: Möchten Anwender trotz Abwesenheit oder „Bitte nicht stören“ sicherstellen, dass sie Updates in ihren Chats nicht verpassen, können sie in den „Einstellungen für Chatbenachrichtigungen“ die Benachrichtigung per E-Mail konfigurieren. Diese ist standardmässig aktiv, wenn sie per Direktnachricht oder @-Erwähnung angesprochen werden. Auf Wunsch lassen sich die Benachrichtigungen ganz ausschalten.

9. In Gruppen: Wer sich mit mehreren anderen Nutzern austauschen möchte, kann eine „Gruppenunterhaltung“ mit mehreren Teilnehmern für einen schnellen und informellen Austausch  über das „+“-Icon im Chat-Bereich starten.

10. In Gruppen… für Fortgeschrittene: Ist die Kommunikation in einer Gruppe eher förmlich und auf eine längere Zusammenarbeit, etwa in Form eines Projekts, angelegt, ist zu empfehlen, statt einer Gruppenunterhaltung einen „Gruppenbereich“ hinzuzufügen. Ein solcher Bereich bietet mehr Optionen zum Austausch von Dateien und auch zum Zuweisen von Aufgaben an Mitglieder der Gruppe.

Google Chat unterstützt die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen sowie mit externen Kunden und Projektpartnern optimal. Mittels der tiefen Integration in Google Workspace und der kontextorientierten Arbeit an Dokument kann Google Chat in vielen Fällen traditionelle E-Mails ersetzen. Beim Einsatz dieser zeitgemässen Art zu kommunizieren, unterstützen wir Sie sehr gerne.