Acht Tipps und Tricks für Ihre Videokonferenz

Videokonferenzen gehören spätestens seit der Pandemie für viele Menschen zum Büroalltag. Denn die durch die Krise neu geschaffenen Arbeitsweisen sind mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht nicht verschwunden, sondern wurden teilweise beibehalten, wie das Forschungsinstitut Sotomo im Rahmen der Studienreihe Monitor „Datengesellschaft und Solidarität“ herausgefunden hat. Trotzdem wird das Potenzial der Tools, die eine Online-Videokonferenz ermöglichen, noch nicht ausgeschöpft.

Immer wieder herrscht Unsicherheit bei der Bedienung von Videokonferenz-Software. Mitarbeiter können nichts hören oder werden nicht gehört, unbeabsichtigte Nebengeräusche stören die Konferenz oder die Übertragung stockt. Manchmal gibt es bereits bei der Einwahl Probleme, weil ein Teilnehmer den per E-Mail erhaltenen Link nicht findet und das Meeting nicht im Kalender eingetragen ist. Dahinter verbirgt sich oft Nichtwissen über die grundsätzliche Funktionsweise einer Videokonferenz.

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist mehr als nur ein virtuell stattfindendes Meeting, in dem sich die Teilnehmer via Bild und Ton austauschen können. Es handelt sich um ein vielschichtiges Instrument zur digitalen Zusammenarbeit, das sich tief in verschiedene Prozesse in Unternehmen integrieren lässt.

Zum Aufbau einer geplanten Konferenz erhalten die gewünschten Teilnehmer in der Regel eine Einladung per E-Mail. Nehmen sie diese an, wird der Organisator nicht nur über die Zusage benachrichtigt, sondern der Termin lässt sich auch automatisch in den Online-Kalender eintragen. Klickt der Anwender dann darauf, kann er direkt am Meeting teilnehmen, ohne den Teilnahmelink zu suchen.

Ein anderes Beispiel ist die Integration von dokumentenbasierten Prozessen. Bearbeiten etwa mehrere Anwender ein Dokument gleichzeitig, können sie spontan per Mausklick eine Videokonferenz starten, um sich auszutauschen. Dabei lassen sich auch andere Dokumente einfach teilen.

Videokonferenz: Vor- und Nachteile

Diese Möglichkeiten bringen viele Vorteile bei der Zusammenarbeit von Teams mit sich. Insbesondere während der Pandemie konnten Teammitglieder einfach von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Damit wurden viele Unternehmen in die Lage versetzt, ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, obwohl sie ihre Büros mehr oder weniger schliessen mussten. Doch auch nach der Pandemie bleiben diese Vorteile bestehen. Denn Videokonferenzen ersetzen so manche Geschäftsreise. Damit sparen sie Zeit sowie Kosten und reduzieren den CO₂-Fussabdruck von Unternehmen.

Einer der wesentlichen Nachteile besteht darin, dass die ausgedehnte Nutzung von Videokonferenzen als anstrengend empfunden wird, vor allem von Frauen. Das Phänomen, das Stanford-Wissenschaftler erkundeten, geriet unter dem Begriff Zoom Fatigue in die Schlagzeilen. Grund dafür ist die stärkere Selbstfokussierung von Frauen. Das bedeutet, dass sie mehr als Männer darauf achten, wie sie in Meetings wirken. Aufgrund der Kamerafixierung entstehen in Videokonferenzen oft auch weniger kreative Ideen, wie der Deutschlandfunk berichtete. Als weiterer Nachteil wird die Ineffizienz von Videokonferenzen beklagt, die leicht zustande kommen kann, wenn zu viele Teilnehmer einfach hinzugeschaltet werden, so die Internet World.

Hinweise für effiziente Videokonferenzen

Um die Nachteile zu vermeiden und bestmöglich von den Vorteilen zu profitieren, ist eine Nutzung entsprechend den Möglichkeiten hilfreich. Dabei sind verschiedene Ebenen zu berücksichtigen. Wir empfehlen:

1. Gute Internet-Verbindung

‍Stellen Sie eine gute, stabile Internet-Verbindung sicher! Die besten Tools nützen nichts, wenn die Teilnehmer sich in einem Funkloch aufhalten oder die zu kleine Internetleitung überlastet ist.

2. Durchdachte Planung

‍Überlegen Sie sich, wer an der Videokonferenz teilnehmen soll und stellen Sie eine Agenda auf! Je mehr Teilnehmer Sie einladen, desto stringenter sollte die Struktur eingehalten werden, damit etwa Wortmeldungen nicht ausufern und in angemessener Zeit ein Ergebnis erzielt wird.

3. Headset für Videokonferenz

‍Investieren Sie in ein gutes Mikrofon und gute Lautsprecher beziehungsweise in ein hochwertiges Headset! Wer mit Kollegen in einem Büro arbeitet, lernt sehr schnell die Vorteile von Kopfhörern mit aktiver Geräuschunterdrückung (ANC) zu schätzen. Denn sie blenden unerwünschte Nebengeräusche aus. Damit das gut funktioniert und sie auch nach dem dritten oder vierten Meeting noch angenehm zu tragen sind, sollten Sie auf einen guten Sitz achten.

4. Webcam für Videokonferenz

‍Achten Sie auf eine gute Kamera und deren Position! Die in Notebooks eingebauten Geräte sind nicht immer optimal. Forschungen der Universität Göteborg und der Stanford University haben gezeigt, dass Menschen von ihren Gesprächspartnern als sympathischer, geselliger und präsenter wahrgenommen werden, wenn sie während der Videokonferenz direkt in die Kamera schauen und diese auf Augenhöhe angebracht ist.

5. Logitech-Videokonferenz

‍Noch besser sind professionelle Systeme für Videokonferenzen, wie sie zum Beispiel Logitech anbietet. Denn dann müssen Sie nicht mehr über die Hardware nachdenken. Richten Sie Ihren Raum für Online-Meetings ein, der immer einsatzbereit ist!

6. Den Hintergrund gestalten

‍Auch wenn Sie keinen eigenen Raum für Videokonferenzen haben, achten Sie auf den Hintergrund und gestalten Sie ihn bewusst! Es muss nicht die Bücherwand sein, aber die Küche, in der sich eventuell Geschirr und Lebensmittel stapeln, ist auch nicht angebracht. Verzichten Sie auf virtuelle Hintergründe und geben Sie sich bei Bedarf mit einem leichten Weichzeichenfilter zufrieden! Wer ein Haustier hat, darf es in dem einen oder anderen Meeting gerne mit ins Bild nehmen. Immerhin können tierische Gäste für angenehme Abwechslung sorgen und sind sogar ein nützliches Geschäftsmodell, das auf Resonanz stösst. Jedoch gilt es nicht zu übertreiben. Das bedeutet, die Katze sollte satt sein, damit sie nicht miaut und der Hund ausgeführt sein, sodass er nicht laut bellend zur Gassirunde drängt.

7. Etikette beachten

‍Auch wenn es „nur“ eine Videoübertragung ist: Achten Sie wie bei einem Präsenzmeeting auf Pünktlichkeit, angemessene Kleidung, eine gepflegte Erscheinung und Ihre Körperhaltung! Der Kaffeetasse kann in einem halbstündigen Meeting eine Pause gegönnt werden und wer eine Stunde lang nichts isst, verhungert nicht. Das Handy/Telefon sollte auf lautlos geschaltet werden. Damit zollen Sie Ihrem Gegenüber Respekt!

8. Google-Videokonferenz

‍Wenn Sie aktiv ein Tool wählen können, entscheiden Sie sich für Google Meet und Google Workspace! Die tiefe Integration sorgt dafür, dass sie Meetings im Kalender einfach planen und Dokumente kinderleicht teilen können. Mit zahlreichen Funktionen lassen sich alle Aufgaben intuitiv bewältigen. Dazu zählen das Aufzeichnen eines Meetings, das Integrieren von Umfragen und Whiteboards oder das Wechseln der Audioübertragung aufs Telefon, wenn die Verbindung schlecht ist oder das Meeting unterwegs fortgeführt werden muss. Wer möchte, kann sogar Untertitel in verschiedenen Sprachen aktivieren und sich das Gesprochene transkribieren lassen. Nicht zuletzt gestalten Sie mit Google Meet eine sichere Videokonferenz. Denn es kommen dieselben Massnahmen zum Einsatz, mit denen Google Informationen und Privatsphäre schützt, darunter eine verschlüsselte Übertragung. Aber testen Sie es einfach selber!