Back-up – fast immer ein Muss auch beim Arbeiten in der Cloud

Cloud-Lösungen wie Google Workspace bringen von Hause aus viele Sicherheitsfeatures mit. Mit ihnen ist ohne grossen Aufwand ein sichereres Arbeiten möglich als beim ausschliesslich lokalen Speichern von Dateien und Daten. Doch entbindet dies Administratoren von der Notwendigkeit, Back-ups zu erstellen? Wenn nicht, wie lässt sich ein Back-up realisieren?

Grundsätzlich sind Clouds wie Google gegen Bedrohungen von aussen sehr gut abgesichert. Beispielsweise ermöglicht es eine redundante Datenhaltung, bei einem Feuer oder Brand eventuell zerstörte Daten aus einem anderen Rechenzentrum wiederherzustellen. Zudem erlaubt eine Versionierung von Dateien, zu früheren Versionen zurückzukehren. Doch diese und weitere Features decken bei Weitem nicht alle möglichen Fälle ab, in denen Daten verloren gehen können. Meistens liegt keine böse Absicht vor, sondern ein menschlicher Anwendungsfehler. Oft werden Dateien versehentlich gelöscht und es gibt keine Möglichkeit, zu einer früheren Version zurückzukehren. Dies kann dazu führen, dass die Daten bzw. geleistete Arbeit verloren ist. Dieser Thematik sind sich die meisten nicht bewusst.

Back-ups für jeden Bedarf

Um solchen Verlusten vorzubeugen, ist es allem voran wichtig zu fragen, ob unternehmenskritische Daten in der Cloud gespeichert werden. Dabei kann es sich um Kundenverträge, Dokumentationen oder Arbeitsverträge handeln, aber auch um Produktivdateien, über die sich User über Projekte austauschen. Wird sie mit „ja“ beantwortet, sollte das Unternehmen regelmässig ein Back-up erstellen. Die Herausforderung daran: Ein für alle mustergültiges Back-up gibt es nicht. Vielmehr handelt es sich um ein Instrument zur Datensicherung, das immer individuell gestaltet werden sollte.

Ein wichtiges Kriterium für die Wahl einer passenden Strategie und Back-up-Software ist die Dauer der Wiederherstellung, sprich: Wie lange darf das Restore dauern, ohne dass es zu grösseren Problemen kommt – Stichwort Recovery Time Objective (RTO)? Hintergrund dafür ist, dass eine Online-Back-up-Lösung wie Backupify und Synology eine API-Schnittstelle verwendet. Diese verfügen über Limitationen, sodass grössere Back-ups sowie Wiederherstellungen durchaus mehrere Tage dauern können. Ebenfalls wichtig sind Überlegungen, was in welcher Form zusätzlich gesichert werden und wie das Restore erfolgen soll. Nicht immer muss ein komplettes Back-up eingespielt werden. Oft genügt es, Folder auf einzelne Files zu durchsuchen und diese wiederherzustellen. Darüber hinaus ist es möglich, bestimmte User oder Organisationseinheiten wiederherzustellen. Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass sich beispielsweise native Google-Dokumente nicht als solche exportieren und somit nicht wiederbeschaffen lassen. Das kann zu Veränderungen in der Formatierung führen. Ausserdem fehlt die Versionierung von Google.

Wie viel Datenverlust ist zu verschmerzen?

Ein anderer zu beachtender Aspekt ist die sogenannte Recovery Point Objective (RPO). Sie gibt an, welcher Zeitraum zwischen den Datensicherungen liegen darf und wie viele Daten verloren gehen dürfen. Dies korreliert mit Fragen wie, wie viel sich innerhalb welcher Zeit verändert und wie wichtig diese Daten sind. Dass dies nicht unterschätzt werden darf, zeigt der Data Protection Trends Report 2022 des Back-up-Software-Anbieters Veeam. Demnach sahen 89 Prozent der Befragten eine Diskrepanz zwischen der Menge der verlorenen Daten, die sie nach einem Ausfall verschmerzen können, und der Häufigkeit, wie oft die Daten gesichert werden. Dieser Wert sei in den vergangenen zwölf Monaten um 13 Prozent gestiegen. Die Studie gilt zwar für Deutschland, jedoch dürfte die Situation in der Schweiz nicht wesentlich anders sein.

Drei, zwei, eins – grösstmögliche Sicherheit

Bei der Wahl der Methode gilt es zudem, die 3:2:1-Regel zu berücksichtigen. Sie bedeutet:

• Es sollten drei Sicherungskopien erstellt werden, wobei die Produktivdaten bereits eine davon darstellen.
• Die Speicherung erfolgt auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien. Es sollte sich also nicht ausschliesslich um ein Cloud Back-up handeln, sondern überdies auch um eine Sicherung auf einem Network Attached Storage (NAS) und/oder einer Festplatte.
• Ein Back-up ist an einem externen Ort aufzubewahren.

Grund dafür ist, dass auch Back-ups Gefahren ausgesetzt sind. Die 3:2:1-Regel reduziert die Ausfallwahrscheinlichkeit auf ein absolutes Minimum und schafft grösstmögliche Sicherheit.

Günstige Back-up-Lösungen

Dennoch muss es in vielen Fällen kein hochkomplexes Projekt sein, für das ein Spezialanbieter benötigt wird. Eine gängige Back-up-Lösung, um Sicherungen vom Google Workspace zu erstellen, die nicht viel kostet, ist zum Beispiel Backupify. Beim Cloud to Cloud Back-up mit Backupify etwa werden Daten aus der Google Cloud zusätzlich gesichert und können wahlweise zurückübertragen oder als Download auf einen lokalen Speicher gesichert werden. Berücksichtigt werden Gmail, Kalender, Kontakte, My Drive sowie Shared Drive, wobei es für unterschiedliche Anforderungen verschiedene Pläne gibt. Die Kosten sind mit ab 4 Euro pro Monat und User überschaubar und günstig. Immerhin benötigen Anwender für ein solches Back-up weder eigene Hardware noch müssen sie Aufwand für deren Wartung aufwenden.

Nehmen Sie also den bevorstehenden World Back-up Day am 31. März zum Anlass, um Ihre Daten aus der Google Cloud zusätzlich zu sichern! Mit unseren Support- und Beratungspaketen sorgen wir dafür, dass Sie minimalen Aufwand haben.

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